虚拟活动计划的最佳实践

会议之前，您无法进入会议的休息室，这意味着您需要在这些会议之间安排足够的时间。 虚拟活动备份计划 事实是，任何虚拟活动都会出现问题。专业人士与业余爱好者的区别在于，他们对可能出现或将会出现的问题做好了准备。 一些准备伴随着经验。如果您的活动主持人与您的演讲者一起出现在屏幕上，并且演讲者突然退出会议，我们希望 MC 经验丰富且足够冷静，能够在他们恢复连接和恢复之前为其提供掩护。 虽然没有人能够预见到可能出现的所有问题，但提前仔细规划可以防止许多潜在问题，并让您做好准备，在其他问题出现时迅速、顺利地处理它们。 例如，很容易想象发言者的互联网连接不良可能会威胁到她的音频或视频质量，或者完全丢失它们。经验丰富的虚拟活动策划者和制作人会事先测试他们的 WiFi 并考虑备用 WiFi 选项，并准备好图形、视频或其他时间填充机制，以应对此类事件。


您所有的主要发言人是否都有备用摄像头、麦克风和耳机？也许甚至是备份系统？他们的演示文稿是否备份到云端？您是否会考虑预先录制他们的演讲版本，以便在他们因任何原因无法直播时可以播放？ 如果您计划举办一场有一千名或更多注册者的大型活动，请直接与您的虚拟活动平台合作，以确定 C级执行名单 他们的容量和能力。他们应该针对可能面临的可能影响虚拟活动的任何潜在问题制定多个备份和应急计划。 活动后 最后，不要忘记虚拟活动结束后后续活动的重要性，并确保它们从一开始就是您计划的一部分。 例如，如果您的虚拟活动的目的是为您的销售团队产生合格的潜在客户，那么您的销售团队以及您的营销运营团队需要提前了解并计划这一点。活动结束后不久，您将希望向目标与会者发送电子邮件，向最合格和最感兴趣的潜在客户发送 SDR 联系人，等等。




所有这些至少需要几周的时间来组织和准备！ 幸运的是，您正在制定一个虚拟活动计划，这将有助于通知所有主要利益相关者。 您需要考虑： 会议录音和回顾 寻求反馈 下一个活动 感谢信和给演讲者的礼物等。 内容再利用 您不必在活动结束后做所有这些事情，但至少要这样考虑，如果您想发送感谢礼物或后续调查，您将有时间准备它们， 虚拟活动计划的最佳实践 我在一开始就提到，您的虚拟活动计划是一份动态文件。这是因为我希望您和您的团队参考它、添加内容、编辑和更改它、集思广益，并让它成为您活动的中心事实来源。从技术上讲，它可以是电子表格或项目管理系统或您想要的任何工具或格式，只要它是单一的中央资源即可。 另一个最佳实践是在规划过程中尽早确定组织中活动的所有主要利益相关者，并确保他们尽可能多地参与。